見積もりを送ったあとの追客は、3日後・7日後・14日後の3回、各回で言うことを変えるのが基本です。それでも返事がなければ、そこで止めます。
「しつこいと思われたくない」と、何も連絡しないまま、案件が自然に消えていく制作会社は少なくありません。一方で、毎回同じ文面を送るだけでは、相手の負担になります。この記事では、回数と間隔の目安、3通の文例、やめどきをまとめます。
追客の目的は「売り込み」ではなく「判断の手伝い」
見積もりを受け取った相手が返事をしない理由は、断りたいからとは限りません。実際には、次のような理由が多いはずです。
- 社内で決裁を待っている
- 他社の見積もりが出そろうのを待っている
- 忙しくて、メールを開いていない
- 内容で分からない点があるが、聞くのをためらっている
どれも、こちらから「判断に必要なものはありますか」と聞けば、前に進む可能性があります。追客は、催促ではなく判断の手伝いと考えると、文面を書きやすくなります。
回数と間隔の目安
| 回 | 送る日 | 目的 |
|---|---|---|
| 1回目 | 見積送付の3日後 | 届いたか、不明点はないかの確認 |
| 2回目 | 7日後 | 判断に使える情報を1つ足す |
| 3回目 | 14日後 | 区切りの連絡（見送りでもよい、と伝える） |
これは公的な基準ではなく、制作会社の実務でよく使われる目安です。案件の規模によって調整してください。数百万円規模の案件なら、間隔を長めにします。数万円の小さな案件なら、短めで構いません。
送る曜日は、月曜の朝や金曜の夕方を避けると、読まれやすくなります。土日にかかるときは、翌営業日にずらします。
1回目（3日後）：確認だけを送る
◯◯様
お世話になっております。◯◯の△△です。 先日お送りした、Webサイト制作のお見積りは届いておりますでしょうか。
内容について、分かりにくい点や、調整したい点がありましたら、お気軽にお知らせください。予算に合わせて、範囲を見直す案もご用意できます。
△△
ポイントは、返事が簡単にできることです。「届いていますか」と聞かれれば、「はい」と答えるだけで済みます。そこから会話が始まります。
2回目（7日後）：判断に使える情報を1つ足す
◯◯様
お世話になっております。◯◯の△△です。 ご検討の状況はいかがでしょうか。
判断の材料になればと思い、◯◯様と同じ業種で制作した事例を1つご紹介します。（事例のURL） 制作の流れと、公開までの期間の目安も、こちらにまとめています。（URL）
ご希望でしたら、15分ほどのオンラインで、ご不明な点にお答えします。
△△
この回では、新しい情報を1つだけ添えます。事例、制作の流れ、よくある質問などです。1回目と同じことを言うだけでは、読まれません。ただし、情報を詰め込みすぎないでください。1通に1つです。
3回目（14日後）：区切りの連絡を送る
◯◯様
お世話になっております。◯◯の△△です。 お見積りの件で、最後のご連絡です。
今回は見送りとなった場合も、そのままお知らせいただければ結構です。お見積りの有効期限は◯月◯日までですので、ご検討中でしたら、それまでにご連絡ください。 今後、ご入用の際は、いつでもご相談ください。
△△
見送りでもよいと伝えると、相手は返事をしやすくなります。「断るのが申し訳ない」と思って黙っていた相手が、「実は他社に決めました」と教えてくれることがあります。その理由は、次の提案を良くする材料になります。
返事が来たら、追客を止める
追客で一番避けたいのは、返事が来たあとも、予定の追客が自動で送られてしまうことです。手作業でも、自動でも、次のルールを決めておきます。
- 相手から返事が来たら、予定していた追客をすべて止める。
- 電話で話した場合も、止める。
- 受注・失注が決まったら、止める。
追客を予定表に入れるだけで、止める手順を決めていないと、誤送信のもとになります。
3回で返事がなければ、いったん止める
3回送っても返事がなければ、その案件は「失注の可能性が高い」と判断して、追客を止めます。このときに、次の2つをしておくと、あとで役に立ちます。
- 失注の理由を、分かる範囲で記録する。 価格・時期・他社・連絡が途絶えた、の4つの分類でも十分です。
- 3か月後に、もう一度だけ連絡する候補にする。 状況が変わっていることがあります。
連絡をやめることは、あきらめることではありません。相手の時間を尊重しながら、窓口を開けておくことです。
自分の案件がどれだけ止まっているか確かめる
追客の仕組みがあるかどうかで、取りこぼしの量は変わります。まず、いま「見積もりを送ったまま、連絡していない案件」が何件あるかを数えてください。多くの場合、思っていたより多いはずです。
手早く現状を確かめたい場合は、問い合わせの取りこぼし診断（10問・約2分・無料）が使えます。見積後の追客の有無や、返信までの時間から、点数と月あたりの推定額が出ます。
まとめ
- 追客は、見積送付の3日後・7日後・14日後の3回。回ごとに言うことを変える。
- 目的は売り込みではなく、判断の手伝い。返事がしやすい文面にする。
- 返事が来たら、予定の追客を止める。3回で返事がなければ、いったん止めて、失注の理由を記録する。
次にやることは、いま見積もりを送ったまま止まっている案件を書き出して、1回目の確認メールを送ることです。