自動返信メールには、①受け取った日時と内容の控え、②いつまでに誰が連絡するか、③急ぎの場合の連絡先、④営業時間の4つを入れると、相手の不安が減ります。逆に、料金や実績の宣伝は入れなくて十分です。
自動返信は、相手に「ちゃんと届いた」と伝えるための返信です。中身のある回答は、あとから人が書きます。この役割分担を決めておくと、文面で迷いません。
自動返信に入れる4つの項目
1. 受け取った日時と内容の控え
「送信された内容をお送りします」として、相手が入力した内容をそのまま載せます。相手は、何を送ったか忘れていることがよくあります。控えがあれば、あとで見返せます。また、入力ミス（メールアドレスの打ち間違いなど）に気づいてもらうきっかけにもなります。
2. いつまでに、誰が連絡するか
自動返信で一番大事な項目です。「追ってご連絡します」だけでは、相手は待ち時間が分からず不安になります。「翌営業日の午前中に、担当の◯◯から」のように、時間と担当者を書きます。
ここで書いた約束は、守る必要があります。事務所の実態に合わない時間は書かないでください。守れる範囲で、少し余裕を持たせた時間にします。
3. 急ぎの場合の連絡先
手続きの期限が迫っている人もいます。急ぎの場合に電話できる番号と、受付時間を書いておきます。電話に出られない時間帯が多い事務所は、無理に書かず、その旨を次の項目で正直に伝えます。
4. 営業時間と休業日
「土日祝日、夜間は翌営業日の対応になります」と書いておくと、相手は返信が来ない理由を知れます。
文例1：一般的な相談（基本形）
件名：【◯◯事務所】お問い合わせを受け付けました
◯◯様
このたびは、お問い合わせをいただき、ありがとうございます。◯◯事務所です。 以下の内容で受け付けました。
受付日時：◯月◯日 ◯時◯分 お問い合わせ内容： （フォームの入力内容をここに表示）
担当の◯◯が内容を確認し、翌営業日の午前中にメールでご連絡します。 営業時間は平日◯時〜◯時です。土日祝日にいただいたご連絡は、翌営業日の対応となります。
数日たっても連絡が届かない場合は、迷惑メールのフォルダをご確認いただき、それでも見当たらないときは、お手数ですがお電話ください。
◯◯事務所 電話：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（平日◯時〜◯時）
最後の「連絡が届かない場合」の一文は、地味ですが役に立ちます。自動返信そのものが迷惑メールに入ることがあり、相手が気づかないまま、別の事務所に問い合わせてしまうのを防げます。
文例2：期限が迫っている相談に備える
フォームに「急ぎ（期限が近い）」のチェック欄を作っておくと、その人だけ違う文面を出せます。難しければ、全員の自動返信に次の段落を足す方法でも構いません。
お急ぎの場合（手続きの期限が近い、早急な対応が必要など）は、お電話でお問い合わせください。 電話：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯（平日◯時〜◯時） 電話に出られない場合は、留守番電話にお名前とご用件を残してください。◯時間以内に折り返します。
折り返しの時間は、実際に守れる時間を書いてください。
文例3：夜間・休日に受け付けた場合
フォームの受付時刻で、文面を切り替えられるシステムもあります。切り替えられない場合は、文例1の営業時間の段落で兼ねても問題ありません。切り替えられる場合は、次のように書きます。
夜間・休日にご連絡いただき、ありがとうございます。 現在は営業時間外のため、◯月◯日（◯曜日）の午前中に、担当の◯◯からご連絡します。
相手が「今、見てもらえていない」と分かるだけで、待ち方が変わります。
設定する前に確認すること
- 自分宛てにテスト送信する。件名、差出人名、本文の崩れを実際に見る
- 差出人のアドレスを、事務所のドメインにする。無料メールのアドレスから送ると、迷惑メールとして扱われやすい
- 返信先（Reply-To）を、実際に見ているアドレスにする。相手が自動返信に返信したとき、誰にも届かない状態を避ける
- 入力内容の控えに、個人情報を載せすぎない。相談内容そのものがメールに残ることを、プライバシーポリシーなどで案内しておく
- 文面に「必ず」「確実に」といった断定を入れない。結果を保証するように読める表現は避ける
士業は、所属する会ごとに広告や勧誘のルールが異なります。自動返信にサービスの案内を足したくなったときは、所属の会の規程を確認してから足してください。
まとめ
自動返信は、①受付日時と内容の控え、②いつまでに誰が連絡するか、③急ぎの連絡先、④営業時間の4つが入っていれば十分です。まず文例1をそのまま貼り付けて、◯◯の部分を自分の事務所の情報に置き換え、自分宛てにテスト送信してください。
自分の事務所の問い合わせ対応がどこで止まりやすいかを、2分で確かめたいときは、問い合わせ対応の無料診断（10問・無料）も使えます。