不在で受けられなかった電話の折り返しルール：時間の目安と文例

不在で受けられなかった電話は、当日中の折り返しを基本にし、誰が・いつ折り返すかを事務所で決めておくと、取りこぼしが減ります。折り返しの前に、SMSかメールで「着信に気づいています」と先に伝える方法も有効です。

なお、折り返しまでの時間について、士業向けの公的な統計や基準は見つかっていません。この記事は実務でよく使われる運用の整理で、成果を保証するものではありません。

折り返しが遅れると何が起きるか

電話をかけてきた人は、多くの場合、ほかの事務所にも並行して連絡しています。つながらなかった人は、次の候補に電話をかけ直すことがあります。折り返しが遅れるほど、相手はほかの事務所と話を進めている可能性が高くなります。これは一般的な傾向で、数字で言えるものではありません。

ただし、焦って慌ただしく折り返す必要はありません。決めた時間に、落ち着いて、必ず折り返すことが大切です。

折り返しの目安を決める

事務所の事情に合わせて、次のように「目安の時間」を決めます。あくまで運用上の例です。

目安は、守れる時間で決めます。「30分以内」と決めて守れないより、「当日中」と決めて確実に守るほうが、信頼につながります。

留守電と着信履歴の扱い

留守電が入っていれば、用件を聞いてから折り返します。留守電が入っていない着信履歴だけの場合は、次の順で進めます。

1. 着信履歴の日時と番号を、問い合わせ管理の表に記録する
2. 既存の依頼者・取引先の番号か、履歴や名刺で確かめる
3. 知らない番号なら、SMSかメールで先に一報を入れるか、電話で折り返す

知らない番号に折り返すかどうかは、事務所で決めておきます。迷惑電話や営業電話の可能性があるため、「用件が不明な番号は、1回だけ折り返す」のように回数を決めると、判断に迷いません。

電話の前に、SMSやメールで一報を入れる

すぐ折り返せないときは、短い連絡だけ先に入れます。相手に「無視されていない」と伝わります。

◯◯様 ◯◯事務所です。先ほどお電話をいただきましたが、面談中のため受けられませんでした。 ◯時ごろに、こちらからお電話します。ご都合が悪ければ、このメッセージへの返信で、ご希望の時間帯をお知らせください。

メールアドレスが分かっていれば、メールでも同じ内容を送れます。SMSは事務所の番号とは別の番号から届くことがあるため、宛名と事務所名を必ず入れます。

折り返しで話すこと

折り返しの電話では、最初の1分で次の3点を伝えます。

1. 事務所名と、電話に出られなかったことのお詫び
2. 用件の確認（「ご相談の内容を、先にお聞かせいただけますか」）
3. 話せないときは、改めて話せる日時を相手に選んでもらう

つながらなかったときは、時間を空けてもう1回だけかけ、それでも出なければ、メールかSMSで日程の候補を送ります。何度もかけ続けると、相手に負担をかけます。

仕組みで漏らさない

• 着信を記録する表を1つにする（共有のスプレッドシートで足ります。作り方は問い合わせ管理をスプレッドシートで始める）
• 折り返しの担当を、曜日や時間帯で決める。担当が不在のときの代役も決める
• 営業時間外の案内は、留守電のメッセージにも入れる（「◯時以降にお電話します」など）
• 折り返せたら、表のステータスを「対応済み」にする

注意すること

• 電話番号やメールアドレスは、折り返しや連絡の目的の範囲で使います。取り扱いは、所属の会の規程を確認してください。
• 勧誘にあたる連絡の可否は、士業ごとに規程が違います。一般論で判断せず、所属の会の規程を確認してください。

折り返しの記録に残す項目

折り返しを担当者の頭の中だけに置くと、引き継ぎのときに漏れます。次の項目を、1件1行で残します。

• 着信の日時と相手の電話番号（名前が分かれば名前も）
• 用件（留守電の内容、または「不明」）
• 折り返す担当者と、折り返す予定の日時
• 折り返した日時と結果（つながった／留守電／不通）
• 次の一手（見積の送付、面談日程の調整、対応終了など）

「つながらなかった」も結果として残すと、2回目の連絡の判断がしやすくなります。相談の内容によっては、記録に詳しい事情まで書かず、「詳細は別途ファイル」のように分けて管理してください。

まとめ

不在着信は、当日中に折り返す・先に一報を入れる・記録して担当を決めるの3点で、取りこぼしを減らせます。まず今日、事務所の電話の折り返し時間の目安を1つだけ決めて、スタッフと共有してください。自分の事務所の対応が整っているかは、無料の10問の診断で確かめられます。