問い合わせ管理をスプレッドシートで始める：士業向け、項目とステータスの決め方

問い合わせ管理は、1件を1行にして、列は10個まで、ステータスは5つまでにすると続きます。専用のソフトは、あとから選べば十分です。最初に必要なのは、「誰から、いつ来て、今どこで止まっているか」が1枚で分かることです。

なお、この記事は実務でよく使われる作り方の一例で、公的な基準があるものではありません。事務所の人数や件数に合わせて、増減してください。

1件1行にして、列は10個までにする

最初から項目を増やすと、入力が面倒になり、空欄だらけになります。空欄の多い表は、だんだん見られなくなります。

最初の列は、次の10個で足ります。

大事なのは、8番「次にやること」と9番「次の連絡日」です。この2つがあると、表が「記録」から「やることの一覧」に変わります。

例：次にやること＝「見積書を送る」、次の連絡日＝◯月◯日

ステータスは、案件がどこまで進んだかを示す印です。細かく分けるほど、更新を忘れます。まずは5つにします。

「新規」のまま残っている行が、いちばん先に手をつけるべき行です。返信の遅れは、ここに現れます。

「保留」や「検討中」を足したくなりますが、最初は我慢します。待っている案件は「提案済み」で足り、いつ連絡するかは「次の連絡日」で管理できます。

表を作っても、入力の仕方がばらばらだと、あとで並べ替えや絞り込みができません。次の3つだけ決めます。

プルダウンの作り方は、表計算ソフトによって少し違いますが、「入力規則」「リストを選択」といった名前の機能です。

表は、見る習慣がないと意味がありません。毎朝、次の順で5分だけ見ます。

絞り込みの機能（フィルタ）を使い、ステータスと次の連絡日で並べ替えると、1と2はすぐ見つかります。

週に1回、「終了」の行のメモを見返す時間も作れると理想です。受注にならなかった理由が見えてくると、返信の文面や価格の説明を直す手がかりになります。

迷ったときのために、架空の例を1行だけ示します。

受付日＝10/30、名前＝◯◯株式会社、連絡先＝メール、相談の内容＝顧問契約、どこから＝ホームページ、担当者＝◯◯、ステータス＝対応中、次にやること＝面談の日程候補を送る、次の連絡日＝11/1、メモ＝従業員10名、月内に決めたい意向

ポイントは、「次にやること」を動詞で終わる形で書くことです。「検討」「確認」のような曖昧な語ではなく、「見積書を送る」「電話する」と書くと、誰が見ても動けます。担当者が休んでいても、代役が表を見て続きを進められます。

問い合わせの表には、名前や連絡先、相談の内容が入ります。士業の場合、相談内容には他人に知られたくない事情が含まれることもあります。

保管の期間や、個人情報の取り扱いの決まりは、所属の会の規程や事務所の方針に従ってください。詳しくは、所属の会や専門家にご確認ください。

件数が増えて、次のようなことが起きたら、専用のソフトに移るタイミングです。

ただし、最初の1年はスプレッドシートで十分な事務所が多いです。項目と運用が固まっていれば、移行も楽になります。

今日やることは、空のシートに10個の列名を書くことです。それだけで、頭の中にあった案件が目に見えるようになります。

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