無料相談の申込み後に来所しない人への連絡の仕方

予約したのに来ない人への対応は、前日のリマインドで減らし、来なかった当日に一度だけ短く連絡し、再予約の入口を残すの3段階で整えます。責める調子にならないことが、いちばん大切です。

なお、無断キャンセルの割合について、士業向けの公的な統計は見つかっていません。この記事は実務でよく使われる運用の整理で、成果を保証するものではありません。

来所しない理由は、悪意とは限らない

予約した人が来ない理由には、予定の勘違い、急な用事、場所や時間のわかりにくさ、相談する気持ちが揺らいだ、などがあります。多くは悪意ではなく、うっかりか迷いです。そのため、連絡は「確認」と「次の案内」の形にします。

予約の前日に、日時・場所（またはオンラインのURL）・持ち物を、短いメールで送ります。

◯◯様 ◯◯事務所です。明日◯月◯日◯時から、無料相談のご予約をいただいております。場所：◯◯（最寄り駅から徒歩◯分）／オンラインの場合はこちら：◯◯ お持ちいただくとスムーズなもの：◯◯（なくても大丈夫です）ご都合が変わった場合は、このメールへの返信でお知らせください。日程を変更できます。

「変更できます」と書くのがコツです。来られないと気づいた人が、黙って来なくなるのを減らせます。

予約時刻から10〜30分ほど待って、来なければ、その日のうちに一度だけ連絡します。電話番号がわかっていても、まずはメールかSMSなど、相手が負担に感じにくい手段を使います。

◯◯様 ◯◯事務所です。本日◯時のご予約でお待ちしておりましたが、お会いできませんでした。お忙しいところかもしれませんので、ご都合の良い日時を、このメールへの返信でお知らせください。◯月◯日または◯月◯日であれば、お時間をおとりできます。

責める言葉（「連絡がありませんでした」「困ります」）は入れません。

来なかった当日の連絡のあと、返信がなくても、追いかけすぎないことが大切です。目安は、当日の連絡に加えて、数日後に1回だけ。そこで返信がなければ、連絡は終わりにします。何度も送ると、勧誘と受け取られるおそれがあります。

◯◯様先日のご予約の件です。ご相談がまだ必要でしたら、いつでもお知らせください。◯◯のフォームから、ご都合の良い日時で再予約できます。

そもそも来所しにくい予約の取り方を、見直す余地もあります。

予約までの日数を空けすぎない：申込みから相談日までが長いと、気持ちが冷めたり、予定を忘れたりします。可能なら、1週間以内の枠を先に案内します。
相談の内容を、申込みのときに一言書いてもらう：自分の悩みを文字にした人は、当日を意識しやすくなります。
カレンダー登録を促す：確認メールに、カレンダーへ追加できる案内（予約ツールの機能）を付けます。
相談の流れを書く：「30分、費用はかかりません、お持ちいただく物は特にありません」のように、当日のイメージを先に伝えます。初めて士業に相談する人ほど、不安が減ります。

来なかった事実と、連絡した日、返信の有無を、問い合わせの管理表に1行で残します。あとで同じ人から連絡が来たときに、前回の経緯がわかり、対応が自然になります。記録は、事実だけを書きます。相手への評価や感想は書きません。

来なかった人への連絡は、誰がやるかが曖昧だと、結局やらないまま終わります。次の3点を、短く決めておきます。

文面を用意しておけば、忙しい日でも、1分で送れます。

前日のリマインド、来なかった当日の短い連絡、数日後の1回だけの案内。この3段階を、事務所のルールとして決めてください。連絡の速さも見直したい場合は、初回返信の目安も参考になります。事務所全体の問い合わせ対応を点検するには、10問・約2分の無料診断も使えます。