Web制作のヒアリングシートの項目：最初の打合せ前に聞くこと

最初の打合せの前にヒアリングシートで聞くなら、目的・予算感・納期・決裁者・現状のサイト・参考にしたいサイトの6項目で足ります。項目は10個以内に収め、答えやすい順に並べるのが目安です。

打合せの時間を「聞き取り」で使い切ると、提案や見積もりの話に入れません。事前に最低限を聞いておけば、打合せで話せることが増えます。一方で、聞きすぎると記入が面倒になり、返事が来なくなります。ここでは、制作会社の実務で使いやすい考え方を書きます（公的な統計ではなく、運用上の目安です）。

ヒアリングシートの役割は「打合せの準備」

ヒアリングシートは、見積もりを確定させる書類ではありません。打合せで話す中身を決めるための、事前の下調べです。

だから基準は1つです。「これを知らないと、打合せの進め方が決められないか」。そうでなければ、打合せで口頭で聞けば足ります。

聞く項目（6つ）

1. 目的：何のためにサイトが要るのか。「問い合わせを増やしたい」「採用に使いたい」「会社の信用のため」など。選択肢と自由記入を併用すると答えやすくなります。
2. 予算感：決まっていないことが多い項目です。「未定」「相談したい」を選べるようにします。金額の幅を選ぶ形が書きやすいです。
3. 希望の納期：「この日までに」という期限があるか。展示会や開業日など、動かせない日があれば書いてもらいます。
4. 決裁者：最終的に決めるのは誰か。担当者が1人で決められるのか、社長や上司の確認が要るのかで、提案の出し方が変わります。
5. 現状のサイト：今あるサイトのURL。ない場合は「なし」。作り直しなのか新規なのかが分かります。
6. 参考にしたいサイト：「こんな雰囲気が好き」というサイトのURLを、あれば数件。好みのずれを早めに防げます。

聞き方の文例

シートの冒頭には、答える負担が軽いことを伝える一文を入れます。

◯◯様 お問い合わせありがとうございます。打合せをスムーズに進めるため、分かる範囲で下のシートにご記入ください。未定の項目は「未定」で構いません。打合せの前日までにご返信いただければ幸いです。

「分かる範囲で」「未定で構いません」の一言があると、書けない項目があっても送り返してもらいやすくなります。

項目ごとの書かせ方の例

同じ項目でも、書き方で答えやすさが変わります。

• 目的：「新規の問い合わせを増やしたい／採用に使いたい／会社の信用を高めたい／その他」から選ぶ形にし、理由は自由記入にします。
• 予算感：「30万円未満／30〜60万円／60〜100万円／100万円以上／未定」のように幅を示します。この区切りは架空の例なので、自社の価格帯に合わせて変えてください。
• 納期：「◯月までに」と書ける欄と、「特になし」の選択肢を用意します。
• 決裁者：「自分で決められる／上司や社長の確認が要る／複数人で相談して決める」から選べるようにします。

返ってきた答えの読み方

回答を受け取ったら、次の点だけ確かめます。

1. 目的と予算感が合っているか：たとえば、目的が大きいのに予算感が小さい場合は、打合せで範囲を絞る話をする準備をします。
2. 納期が動かせるか：動かせない日がある場合は、見積もりより先にスケジュールの現実性を伝えます。
3. 決裁者が別にいるか：別にいるなら、打合せに同席してもらえないかを聞きます。担当者だけに説明しても、決裁者に伝わらずに止まることがあります。
4. 参考サイトの共通点：色、写真の量、文字の多さなど、共通点を1〜2個メモしておきます。

これらは断定の材料ではなく、打合せで確かめる仮説です。シートの答えだけで、相手の事情を決めつけないようにします。

聞かないほうがいいこと

次の項目は、事前には聞かず、打合せで会話しながら深めます。

• 使いたい機能の細かい一覧（見てもらいながら決めるほうが早い）
• ページ構成の詳細（打合せ後の提案で扱う）
• 内部の事情（社内の決まりごとなど）を細かく書かせる質問

事前に書かせると、書く側の負担が増えるだけでなく、思い込みの答えが固まってしまうことがあります。

送るタイミングと運用

1. 問い合わせへの最初の返信と一緒に、ヒアリングシートを送る
2. 打合せの日程が決まったら、「前日までにご記入ください」と日付を添える
3. 返ってきたシートは、打合せの前に一度読み、聞き返したい点を2〜3個メモする
4. 返信がない場合は、前日に一度だけ軽く確認する。なくても打合せは進める

「シートが返ってこないから打合せできない」とすると、そこで連絡が止まりがちです。シートは任意、打合せは予定どおりと決めておくと、取りこぼしを防げます。

まとめ

ヒアリングシートは、目的・予算感・納期・決裁者・現状のサイト・参考サイトの6項目から始めます。「未定で構いません」と書き添え、返信がなくても打合せは進めます。

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